Von der Zuverlässigkeit und Qualität des Verwalters hängen Werterhalt und Wertentwicklung der Immobilie sowie die Organisation und das Zusammenleben innerhalb einer Eigentümergemeinschaft ab. Bestehen Konflikte, mangelt es an Zuverlässigkeit oder Professionalität seitens der Verwaltung, sollten sich die Eigentümer mit der Suche nach einer neuen Hausverwaltung beschäftigen.
Seit der Novellierung des Wohnungseigentumsgesetzes brauchen Eigentümergemeinschaften keinen wichtigen Grund mehr, vielmehr kann der Verwalter nach § 26 Abs. 3 S. 1 WEG nun jederzeit von seinem Amt abberufen werden. Dazu braucht es nur einen einfachen Mehrheitsbeschluss. Der mit dem Verwalter geschlossene Vertrag endet 6 Monate nach der Abberufung automatisch - dies geschieht unabhängig von der vereinbarten Laufzeit, davon abweichende Bestimmungen im Verwaltervertrag sind seit der Gesetzesänderung gegenstandslos. Diese Regelung gilt übrigens auch für Verwalterbestellungen, die schon vor dem 1. Dezember 2020 bestanden.
Bevor Eigentümer die Verwaltung wechseln ist es sinnvoll, sich nach anderen Hausverwaltern umzusehen und gemeinsam die Vor- und Nachteile abzuwägen. Wichtig sind hier auch die Anforderungen an die neue Hausverwaltung. Was ist den Eigentümern an Leistung wichtig und auf was kann evtl. verzichtet werden. Wird z.B. der ständige Onlinezugang zu Dokumenten oder Buchungen gewünscht oder gibt es viele Eigentümer die eine lange Anfahrt haben, dann ist vielleicht die Online-Teilnahme an einer hybriden Eigentümerversammlung wichtig. Üblicherweise werden drei Angebote eingeholt. Dabei können die Eigentümer auf einschlägige Plattformen und die Internetrecherche zurückgreifen. Wird eine persönliche Vor-Ort-Betreuung gewünscht, sollte eine Immobilienverwaltung in der Nähe bevorzugt werden, die die gewünschten Leistungen erbringt.
Im nächsten Schritt wird die Eigentümerversammlung (ETV) vorbereitet und einberufen. Falls der bisherige Verwalter sich weigert, kann dafür der Eigentümerbeirat oder auch ein Miteigentümer zum Schriftführer gewählt werden. In der Einladung zur ETV muss über die zu treffenden Beschlüsse ausführlich informiert werden. Dies gibt allen Eigentümern die nötige Zeit, sich über diese wichtige Entscheidung ausreichend Gedanken zu machen. Neben der jährlichen ordentlichen Versammlung kann jederzeit auch eine außerordentliche Versammlung einberufen werden, wenn dies von mehr als 1/4 der Wohnungseigentümer verlangt wird (§ 24 Abs. 2 WEG). Für den Wechsel der Hausverwaltung sind insgesamt vier Beschlüsse, jeweils mit einfacher Mehrheit, also mehr als 50% der Stimmen, persönlich oder durch Vollmacht, nötig:
Statt einer Beschlussfassung auf der ETV kann auch immer ein Umlaufbeschluss durchgeführt werden. Im Gegensatz zur Eigentümerversammlung, darf es beim Umlaufbeschluss jedoch keine Enthaltung oder Gegenstimme geben, hier werden die Ja-Stimmen aller Eigentümer (also 100%) gebraucht, sonst scheitert das Vorhaben. Vor der Wahl können sich die Kandidaten der Eigentümerversammlung vorstellen und offene Fragen klären. Wurde sich im Vorfeld schon für einen Kandidaten entschieden, wird auch nur dieser eingeladen. In dem Falle ergibt sich auf der ETV die Chance für ein gegenseitiges Kennenlernen.
Nach der Neubestellung wird der Vertrag unterschrieben und dann stehen viele organisatorische Aufgaben an. Die Abwicklung erfolgt in der Regel zwischem dem alten und dem neuen Hausverwalter und dauert üblicherweise ein bis zwei Monate, weshalb die eigentliche Arbeit der neuen Hausverwaltung erst nach dieser Abwicklung richtig beginnt.
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