In einer WEG ist die Eigentümerversammlung einmal im Jahr gesetzliche Pflicht (§ 24 Abs. 1 WEG). Wer Wohnungseigentümer ist, hat sicher schon an einer teilgenommen oder sich mittels Vollmacht vertreten lassen. Regulär beruft die Hausverwaltung die ordentliche Eigentümerversammlung (ETV) ein, um wichtige Beschlüsse für das Gemeinschaftseigentum zu fassen. Der Immobilienverwalter informiert die Eigentümer über das vergangene Wirtschaftsjahr und muss sich den Wirtschaftsplan und die Abrechnungsspitzen (Betrag, der für eine Wohneinheit aufgrund der Jahresabrechnung zu zahlen ist) für das kommende Jahr genehmigen lassen. Weiterhin können geplante Sanierungsmaßnahmen, anstehende finanzielle Investitionen oder allgemeine Verwaltungsfragen für die WEG besprochen werden. In der Regel findet die ordentlichen Eigentümerversammlung im jährlichen Turnus statt, unter Umständen kann sie aber auch häufiger einberufen werden.
Einberufung der Eigentümerversammlung
Wenn die Hausverwaltung Melzer Immobilienservice eine WEG verwaltet, sind wir auch dafür zuständig, die Wohnungseigentümer einmal im Jahr fristgerecht zur Versammlung einzuladen. Es gibt jedoch auch WEGs, die haben keinen Verwalter oder der Verwalter ist nicht in der Lage die Versammlung einzuberufen, dann kann dies stattdessen der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder sein Vertreter oder ein Mitglied des Verwaltungsbeirats tun.
Zusätzlich zur ordentlichen ETV muss immer eine Eigentümerversammlung stattfinden, wenn mehr als ein Viertel der Eigentümer dies verlangt. Das Verlangen muss unter Angabe des Zwecks und der Gründe in Textform vorliegen (§ 24 Abs. 2 WEG). In dem Falle beruft die Immobilienverwaltung oder der Beirat eine außerordentliche Eigentümerversammlung ein.
Wenn in einer Wohnungseigentümergemeinschaft weder eine Hausverwaltung noch ein Verwaltungsbeirat bestellt und die WEG zerstritten ist, kann auch ein Wohnungseigentümer die Versammlung einberufen. Im Falle einer solchen zerstrittenen Eigentümergemeinschaft gab das Amtsgericht Mainz dem Antrag eines Eigentümers statt und ermächtigte ihn mittels einer einstweiligen Verfügung zur Einberufung einer Eigentümerversammlung für die Wahl eines Verwalters. Der Anspruch ergebe sich laut Amtsgericht aus den § 44 Abs. 1 Satz 2 WEG in Verbindung mit §§ 18 Abs. 2 Nr. 1, 24 Abs. 3 Alt. 3, 26 Abs. 1 WEG.
Die Eigentümerversammlung darf nur zu einer verkehrsüblichen und zumutbaren Zeit stattfinden, da jeder Eigentümer die Möglichkeit haben muss, daran teilzunehmen. Der Termin sollte nicht auf einen Sonntag, auf einen Vormittag, auf den späten Abend oder in die Schulferien gelegt werden. Der Versammlungsort sollte nicht zu weit vom Standort der WEG entfernt und auch nicht schwer erreichbar sein.
Welche Frist gilt zur Einberufung der Eigentümerversammlung?
Die gesetzlich vorgeschriebene Einladungsfrist soll, sofern nicht ein Fall besonderer Dringlichkeit vorliegt, mindestens drei Wochen betragen. Teilnahmeberechtigt sind alle Eigentümer, die zum Zeitpunkt der Versammlung im Grundbuch eingetragen sind. Abweichend vom Gesetz kann in der Teilungserklärung oder Gemeinschaftsordnung eine andere Einladungsfrist vereinbart werden. Diese ist dann maßgeblich.
Hat ein Eigentümer seine Einladung nicht oder verspätet erhalten, hat das Auswirkungen auf die Gültigkeit der gefassten Beschlüsse. Sie sind dadurch zwar nicht automatisch ungültig, können aber von den Eigentümern innerhalb eines Monats gerichtlich angefochten werden. Das Gericht kann die Beschlüsse für nichtig erklären.
Entscheidend für eine fristgerechte Einladung ist der Zeitpunkt der Zustellung und nicht der Zeitpunkt der Absendung. Die Zustellung ist erst erfolgt, wenn üblicherweise mit der Leerung des Briefkastens zu rechnen ist. Dies gilt auch für die persönliche Zustellung im Hausbriefkasten eines Eigentümers.
Form der Einladung zur Eigentümerversammlung
Auch Formfehler können dazu führen, dass die Einladung nicht vorschriftsmäßig erfolgt ist und die Beschlüsse der Versammlung dadurch anfechtbar werden. Bei der Ladung sollte daher auf die genauen Personalien der Wohnungseigentümer geachtet werden. Die Einladung muss in Textform (per Brief, E-Mail, SMS oder Fax) erfolgen, eine mündliche Mitteilung oder ein allgemeiner Aushang sind unwirksam. Einer Kontaktaufnahme per E-Mail, Fax oder SMS müssen die Eigentümer zuvor jedoch zugestimmt haben.
Die Einladung muss sich an alle Wohnungseigentümer richten und folgende Punkte (Reihenfolge ist nicht vorgeschrieben) zwingend enthalten:
Das Schreiben kann optional auch den Hinweis enthalten, dass das Stimmrecht übertragen werden kann, wenn Eigentümer an der persönlichen Teilnahme gehindert sind. Zusätzlich kann auch ein Muster für eine Vollmacht beigefügt werden. In der Regel enthält das Einladungsschreiben als Anlage den Entwurf des Wirtschaftsplans für das kommende Jahr.
Ist die Teilnahme an der Eigentümerversammlung Pflicht?
Die Teilnahme an der Eigentümerversammlung ist nicht verpflichtend. Eigentümer sollten jedoch nach Möglichkeit bei der Versammlung anwesend sein, um ihre Interessen zu vertreten und um an wichtigen finanziellen Entscheidungen beteiligt zu werden. Denn seit der Reform des Wohnungseigentumsgesetzes im Jahr 2020 ist die Eigentümerversammlung nun immer beschlussfähig, auch wenn nur wenige Eigentümer bei der Abstimmung anwesend sind. Es entscheidet die Mehrheit der anwesenden oder durch Vollmacht vertretenen Stimmen.
Wer nicht persönlich erscheinen kann, hat die Möglichkeit, einen Vertreter zu benennen und diesem eine Vollmacht zu erteilen. Der Vertreter ist dann berechtigt, für den abwesenden Eigentümer abzustimmen. In der Teilungserklärung oder der Gemeinschaftsordnung ist festgelegt, wer eine Vollmacht erhalten kann.
Einzelne Wohnungseigentümer können an der Versammlung auch ohne Anwesenheit am Ort der Versammlung teilnehmen und sämtliche oder einzelne ihrer Rechte ganz oder teilweise im Wege elektronischer Kommunikation ausüben. Dies nennt man dann eine hybride Wohnungseigentümerversammlung. Eine komplette Online-Versammlung muss jedoch in der Regel zuvor von der Eigentümergemeinschaft durch Beschluss zugelassen werden. Die Wohnungseigentümer können mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen beschließen, dass die Versammlung innerhalb eines Zeitraums von längstens drei Jahren ab Beschlussfassung ohne physische Präsenz der Wohnungseigentümer und des Verwalters an einem Versammlungsort stattfindet oder stattfinden kann. Dies wäre dann eine virtuelle Wohnungseigentümerversammlung.
Protokolle und Beschlusssammlung
Über die gefassten Beschlüsse in jeder Versammlung ist entsprechend § 24, Abs. 6 Satz 1 WEG grundsätzlich Protokoll zu führen.
Darin müssen der Name der WEG, Datum, Uhrzeit und Ort der ETV, Name des Versammlungsleiters und Protokollführers, Feststellung der ordnungsgemäßen Einberufung und Beschlussfähigkeit, die Tagesordnung, Dokumentation der Beschlüsse, Ergebnisse und alle relevanten Anhänge enthalten sein. Damit das Protokoll rechtswirksam ist, muss es von mindestens 2 Personen unterschrieben werden, z.B. vom Vorsitzenden und einem Wohnungseigentümer oder, falls ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, auch von dessen Vorsitzendem oder seinem Vertreter. Die Unterschriften eines Protokolls dienen der Beweiskraft der festgehaltenen Beschlüsse.
Das Protokoll muss den Eigentümern zugeschickt werden und spätestens eine Woche vor Ablauf der Anfechtungsfrist vorliegen. ETV-Protokolle müssen zeitlich unbegrenzt und im Original aufbewahrt werden. Bei der digitalen Aufbewahrung muss auf eine revisionssichere Dokumentation gemäß GoBD geachtet werden.
Über alle Beschlüsse in jeder ETV ist vom Verwalter oder falls ein Verwalter fehlt, vom Vorsitzenden der Versammlung eine Beschluss-Sammlung zu führen. Die Beschluss-Sammlung enthält den Wortlaut der Beschlüsse mit Angabe von Ort und Datum der Versammlung, sowie das Ergebnis der Stimmabgabe. Außerdem die Urteilsformeln der gerichtlichen Entscheidungen in einem Rechtsstreit gemäß § 43 mit Angabe ihres Datums, des Gerichts und der Parteien.
Die Beschlüsse und gerichtlichen Entscheidungen sind fortlaufend einzutragen und auch fortlaufend zu nummerieren. Sind sie angefochten oder aufgehoben worden, so ist dies anzumerken. Im Fall einer Aufhebung kann von einer Anmerkung abgesehen und die Eintragung gelöscht werden. Eine Eintragung kann auch gelöscht werden, wenn sie aus einem anderen Grund für die Wohnungseigentümer keine Bedeutung mehr hat. Die Eintragungen, Vermerke und Löschungen sind unverzüglich zu erledigen und mit Datum zu versehen.
Einem Wohnungseigentümer oder einem Dritten, den ein Wohnungseigentümer ermächtigt hat, ist auf sein Verlangen Einsicht in die Beschluss-Sammlung zu geben.
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