Immobilienservice Melzer
Ihre Immobilien- und Hausverwaltung erklärt
Gesetze rund um die Betriebskostenabrechnung
Betriebskosten sind regelmäßig wiederkehrende Kosten, die ein Eigentümer unter bestimmten Voraussetzungen auf den Mieter umlegen kann. Sie umfassen eine Vielzahl von Ausgaben, die über die Kaltmiete hinausgehen und für die Nutzung der Immobilie laufend anfallen. Umgelegt werden können jedoch nur Kosten die im Mietvertrag schriftlich vereinbart wurden. Werden bestimmte Kosten vergessen und im Mietvertrag nicht erwähnt, so können sie auch nicht umgelegt werden. Um dieser Falle zu entgehen, empfiehlt sich daher immer folgende Formulierung: "Der Mieter trägt die Betriebskosten nach §§1, 2 BetrKV, die anteilig auf seine Mieteinheit entfallen, zusätzlich zur Miete."
Für die jährliche Nebenkostenabrechnung gibt es gesetzlich festgelegte Fristen. Wer sie nicht einhält muss als Vermieter damit rechnen, die Kosten vollständig selbst zu tragen.
Diese Fristen gelten für alle, die die Betriebskostenabrechnung erstellen oder die Erstellung übernehmen. Hausverwaltungen kennen die Fristen und arbeiten bei der Erstellung meist mit einem Messdienstleister oder Abrechnungsservice wie Brunata-Metrona, Kalo oder ISTA zusammen. Die Hausverwaltung oder Immobilienverwaltung macht meist die komplette Abwicklung der Betriebskostenabrechnung und übernimmt auch die Kommunikation mit den Mietern. Trotzdem sollte der Vermieter die Abrechnungstermine kennen.
Vermieter haben im Mietvertrag bzgl der Betriebskosten drei Möglichkeiten
- Sie können die Betriebskosten als monatliche Vorauszahlung auf die Mieter umlegen, müssen dafür jedoch eine Jahresabrechnung erstellen
- Sie können eine Nebenkostenpauschale vereinbaren, dann muss keine Jahresabrechnung erstellt werden
- Sie können die so genannte Inklusivmiete vereinbaren, dann sind alle Nebenkosten in der Miete enthalten und es muss auch keine Jahresabrechnung erstellt werden.
Die gesetzlichen Pflichten sind bei der Versendung einer Abrechnung entscheidend, denn wenn diese nicht fristgerecht erfolgt, können Mieter sie anfechten. Der Abrechnungszeitraum für die Aufstellung der Betriebskosten ist laut § 556 Abs. 3 Satz 1 BGB auf ein Jahr beschränkt. Üblich ist es, dass dieser Zeitraum mit dem Kalenderjahr identisch ist, es gibt jedoch auch die Option, diesen selbst festzulegen.
Für die Erstellung der Abrechnung hat die Hausverwaltung nach Ende des gewählten Abrechnungszeitraums genau 12 Monate Zeit. Diese Frist kann per Mietvertrag nicht verlängert werden. Wurde dieser Zeitrahmen überschritten, muss der Mieter die Abrechnung nicht mehr leisten, was jedoch ein evtl. Guthaben nicht bestrifft. Ein Guthaben muss der Eigentümer auch nach Ablauf der Frist noch auszahlen. Falls der Stichtag für die Zustellung der Abrechnung auf einen Samstag oder Sonntag fällt, verlängert sich die Frist automatisch auf den nächsten Werktag. Jede Korrektur muss innerhalb der zwölfmonatigen Frist erfolgen. Ein verspäteter Eingang der Abrechnung wird nur in wenigen Ausnahmefällen gerichtlich anerkannt, z. B. wenn die Abrechnung des Energieversorgers verspätet zugestellt wurde oder wenn der Mieter, ohne eine neue Adresse zu hinterlegen, verzogen ist. Ansprüche aus einer Abrechnung verjähren jedoch bereits nach drei Jahren.
Wenn ein Mieter Widerspruch gegen die Jahresabrechnung einlegen möchte, hat er nach dem Eingang genau ein Jahr Zeit. Der Widerspruch muss begründet und schriftlich zugestellt werden. Hat innerhalb eines Abrechnungsjahres ein Mieterwechsel stattgefunden, muss beiden Mietern eine Abrechnung zukommen und zwar unter Berücksichtigung der jeweils verkürzten Zeiträume. Der alte Mieter bekommt eine Abrechnung für die Zeit vom 01.01. bis zum Tag des Auszugs, während die Abrechnung für den neuen Mieter vom Tag des Einzugs bis 31.12. datiert. Dabei muss eine Zwischenablesung der Zählerstände erfolgen, damit die Abrechnung korrekt ist. Die Zeit eines Leerstandes muss der Eigentümer tragen, sie kann nicht auf Mieter umgelegt werden.
Wenn wegen einer verspäteten Hausgeldabrechnung der WEG durch den Hausverwalter eine Jahresabrechnung nicht oder verspätet an den Mieter zugestellt wird, ist gemäß einer Entscheidung des BGH nicht der Vermieter verantwortlich. Hier kann er zwar vom Mieter keine Zahlung mehr erhalten, aber er kann die Hausverwaltung in die Pflicht nehmen und haftbar machen. Ist die Hausverwaltung vertraglich direkt für die Zustellung an den Mieter verantwortlich und stellt die Abrechnung verspätet zu, haftet der Vermieter als Auftraggeber für die Verspätung und kann in Folge auch keine Nachforderungen mehr vom Mieter verlangen. Auch hier kann er aber die Nachforderung bei der Hausverwaltung geltend machen. Wichtig ist immer, dass die Abrechnung rechtssicher zugestellt wird, denn wenn der Mieter angibt, sie nicht rechtzeitig und vollständig erhalten zu haben, ist immer der Vermieter in der Beweislast.
Um all diese Fallstricke zu umgehen, erstellt unser Immobilienmanagement Ihnen gerne ein Angebot über Immobilien- und Hausverwaltung, Miet- oder Miethausverwaltung oder Sondereigentumsverwaltung. Fragen Sie uns, unser Angebot ist immer kostenlos.
Alle Betriebskostenarten im Überblick (Quelle: DMB)
Nach der Betriebskostenverordnung dürfen – so weit im Mietvertrag wirksam vereinbart – nachfolgende Kosten in tatsächlich angefallener Höhe abgerechnet werden. Die Vergleichswerte entstammen dem Betriebskostenspiegel aus 2023 und sind Angaben pro Quadratmeter und Monat.
Heizkosten inkl. Warmwasser (1,26 Euro)
Bei der Heizkostenabrechnung müssen Mieter nicht nur die reinen Brennstoffkosten für Gas, Öl oder Fernwärme zahlen, sondern auch so genannte Heizungsnebenkosten, wie Betriebsstrom, Heizungswartung und Kosten für Wärmemessdienstfirmen. Die Kosten für die Warmwasserversorgung werden in aller Regel ebenfalls verbrauchsabhängig abgerechnet. Hier gelten die gleichen Grundsätze wie bei der Heizkostenabrechnung.
Wasser / Abwasser (0,26 Euro)
In den meisten Fällen erfolgt die Abrechnung der Wasserkosten nach dem Verteilerschlüssel „Kopfzahl“ oder „Wohnfläche“. Im Neubaubereich muss zwingend verbrauchsabhängig anhand von Wasseruhren in den Wohnungen abgerechnet werden. Wenn vorhanden gehören also zu den Wasserkosten neben dem Wassergeld auch die Kosten einer Wasseruhr inklusive regelmäßiger Eichkosten. Der Mieter trägt auch die Kosten der Berechnung und Aufteilung, unter Umständen auch Kosten für eine Wasseraufbereitungs- oder eine Wasserhebeanlage. Zu den Entwässerungskosten gehören die städtischen Kanalgebühren. Hierzu können aber auch die Kosten für eine private Anlage bzw. die Kosten für Abfuhr und Reinigung einer eigenen Klär- und Sickergrube gezählt werden. Auch von der Gemeinde per Abgabenbescheid erhobene Kosten, wie Sielgebühren, Oberflächenentwässerung, Regenwasser oder Niederschlagswasser, gehören zu den Entwässerungskosten.
Grundsteuer (0,17 Euro)
In der Betriebskostenverordnung ist von „laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks“ die Rede, gemeint ist die Grundsteuer.
Hauswart (0,30 €, falls gesonderte Abrechnung von Reinigung, Gartenpflege, Winterdienst nur 0,19 €)
Zu den typischen Hausmeister- oder Hauswartaufgaben gehören körperliche Arbeiten, wie zum Beispiel Haus-, Treppen- und Straßenreinigung, Überwachung der Hausordnung, Bedienung und Überwachung der Sammelheizung, die Gartenpflege, Überwachung der Warmwasserversorgung und des Fahrstuhls. Soweit der Hausmeister auch für Reparaturen oder Verwaltungsarbeiten im Haus zuständig ist, gehört dies nicht in die Betriebskostenabrechnung. Ist der Hausmeister auch für Gartenpflegearbeiten oder die Hausreinigung verantwortlich, dürfen diese Betriebskostenpositionen in der Regel nicht mehr eigenständig abgerechnet werden. Es sei denn, zusätzliche Arbeitskräfte oder Dienstleistungen werden als Hausreinigung bzw. Gartenpflege abgerechnet.
Müllentsorgung (0,14 Euro)
Hierunter fallen Kosten der Müllabfuhr, auch die laufenden Kosten für einen Müllschlucker, eine Müllschleuse oder andere Systeme zur Erfassung der Müllmengen. Kosten für aufgestellte Container, in denen nach Modernisierungs- oder Umbauarbeiten Bauschutt oder Sperrmüll zu entsorgt wird, dürfen nicht auf den Mieter umgelegt werden.
Aufzug (0,20 Euro)
Hierzu gehören die Kosten des Betriebsstroms, der Beaufsichtigung, Bedienung, Überwachung und Pflege der Aufzugsanlage, der regelmäßigen Prüfung der Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit, einschließlich der Einstellung durch einen Fachmann, sowie die Kosten der Reinigung der Anlage und die Kosten einer Notrufbereitschaft. Reparaturkosten für den Aufzug sind jedoch niemals Betriebskosten und dürfen nicht auf den Mieter umgelegt werden.
Gebäudereinigung (0,20 Euro)
Das sind Kosten für die Säuberung der gemeinsam benutzten Gebäudeteile der Hausgemeinschaft, wie Zugänge, Hausflur, Treppen, Keller, Bodenräume, Waschküchen oder Aufzug. Soweit Mieter laut Mietvertrag verpflichtet sind, die Gemeinschaftsräume selbst in regelmäßigen Abständen zu reinigen, fallen keine umlagefähigen Gebäudereinigungskosten an. Kommen MIeter regelmäßig dieser Reinigung nicht nach, kann von der Eigentümergemeinschaft für diese Arbeiten jemand beauftragt werden.
Sach- und Haftpflichtversicherungen (0,28 Euro)
Dazu zählen Kosten der Versicherung des Gebäudes gegen Feuer-, Sturm- und Wasserschäden, Kosten der Glasversicherung, der Haftpflichtversicherung für Gebäude, Öltank und Aufzug. Auch Kosten für eine Versicherung gegen Elementarschäden, wie Überschwemmungen oder Erdbeben, können umgelegt werden. Dagegen sind die Prämien für die Rechtsschutzversicherung oder die Hausratversicherung des Vermieters keine Betriebskosten.
Gartenpflege (0,14 Euro)
Das sind Kosten der Pflege gärtnerisch angelegter Flächen, einschließlich der Erneuerung von Pflanzen und Gehölzen sowie der Neuanlegung des Rasens. Hierunter können auch Kosten für die Pflege von Spielplätzen fallen, einschließlich der Erneuerung von Sand.
Gemeinschaftsantenne und Kabelfernsehen (0,12 Euro)
Die Kosten des Betriebs der Gemeinschaftsantennenanlage oder die Kosten des Betriebs des Breitbandkabelnetzes sind umlagefähige Betriebskostenpositionen.
Straßenreinigung (0,03 Euro)
Hierzu gehören die von der Gemeinde erhobenen Gebühren und die Kosten, die für die Säuberung der Straßen und Fußwege aufgewendet werden müssen. Auch die Kosten des Winterdienstes können hierunter fallen.
Allgemeinstrom (0,06 Euro)
Das sind die Stromkosten für die Außenbeleuchtung und die Beleuchtung der gemeinsam genutzten Gebäudeteile, wie Zugänge, Flur, Treppen, Keller, Bodenräume und Waschküche.
Schornsteinreinigung (0,03 Euro)
Hierunter fallen die Schornsteinfegerkosten und die Kosten der ggf. notwendig werdenden Immissionsmessungen.
Sonstige Kosten (0,07 Euro)
Hierunter können die Kosten für ein Schwimmbad, eine Sauna oder andere Gemeinschaftseinrichtungen im Haus fallen. Auch Prüfgebühren für einen Feuerlöscher oder die Dachrinnenreinigung sind denkbare „sonstige Betriebskosten“. Voraussetzung ist immer, dass im Mietvertrag ausdrücklich geregelt ist, welche Kosten unter „Sonstiges“ abgerechnet werden dürfen.
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