Der WEG-Verwaltungsbeirat ist das Bindeglied zwischen Gemeinschaft und Verwaltung. Der Beirat hat keine Entscheidungsbefugnisse und kann nur Empfehlungen aussprechen. Im Kern ist er für die Rechnungsprüfung der Jahresabrechnung, die Überprüfung der Verteilungsschlüssel, des Wirtschaftsplans und der Rechnungslegung zuständig, hat also eine Kontrollfunktion. Er unterstützt die Hausverwaltung bei der ordnungsgemäßen Durchführung ihrer Aufgaben und kann auch bei der Einberufung von Eigentümerversammlungen tätig werden, wenn dies notwendig werden sollte.
Die Mitglieder des Verwaltungsbeirats sind nicht für die ordnungsgemäße Verwaltung verantwortlich und haben keine Sonderrechte gegenüber anderen Miteigentümern. Sie dürfen beispielsweise keine Verwalter eigenmächtig bestellen oder abbestellen.
Der Beirat besteht normalerweise aus drei Miteigentümern und die Amtszeit ist nicht vorgeschrieben, beides kann aber durch die Teilungserklärung oder die Gemeinschaftsordnung genau geregelt werden. Die Tätigkeit im Beirat ist ein Ehrenamt ohne Vergütung aber mit Anrecht auf den Ersatz von entstandenen Kosten. Im Wohneigentumsgesetz sind die Pflichten des Beirates genau definiert.
Der Beirat schreibt über die erfolgte Kontrolle eine Stellungnahme schreiben und stellt diese auf der Eigentümerversammlung vor. Es ist unerlässlich, dass Beiräte und Verwaltung eng zusammenarbeiten und gut miteinander auskommen.
Rechnungsprüfung
Die Prüfung ist sowohl rechnerischer Natur als auch sachlicher. Das bedeutet, es wird nicht nur geprüft, ob die Berechnungen stimmen, sondern auch, ob die Rechnungen inhaltlich korrekt sind. Außerdem wird geprüft ob die Verteilerschlüssel (Kostenverteilung auf die einzelnen Eigentümer) stimmen und korrekt angewendet werden.
Protokolle der Eigentümerversammlung
Auch bei der Unterzeichnung des Versammlungsprotokolls ist der Beirat gefragt. Nach
§ 24 Abs. 6 WEG hat der/die Vorsitzende die Pflicht, das Protokoll zusammen mit einem Miteigentümer und dem Verwalter zu unterschreiben.
Einberufung der Eigentümerversammlung
Sollte keine WEG-Verwaltung bestellt sein oder Verwalter nicht in der Lage sein oder sich weigern, so kann der Beirat zur Eigentümerversammlung laden (§ 24 Abs. 3 WEG). Dies gilt jedoch nur, wenn mehr als 25% aller Eigentümer die Eigentümerversammlung wünschen. Der Beirat kann nicht ungerechtfertigterweise einladen, dann kann die Hausverwaltung die Einberufung verhindern.
Der Beirat unterschreibt z.B. auch den Verwaltervertrag, aber immer erst nach der Bestellung einer neuen Verwaltung durch die Eigentümergemeinschaft. In jedem Fall muss aber der Beirat die ihm übertragenen Aufgaben akzeptieren. Er ist nicht gezwungen, die durch die Beschlüsse übertragenen Aufgaben anzunehmen.
Auskunftspflicht des Beirats
Zu den Pflichten des Beirats gehört immer die „Auskunftspflicht“ gegenüber den anderen Miteigentümern. Als Bindeglied zwischen Verwaltung und Eigentümern ist es Grundaufgabe des Verwaltungsbeirats, Informationen schnell weiterzugeben. Endet die Tätigkeit als Beiratsmitglied, sind alle Dokumente an die Gemeinschaft zurückzugeben.
Der Beirat ist jedoch nicht für die ordnungsgemäße Arbeit der Verwaltung verantwortlich und hat auch nicht der Verwaltung Aufträge zu erteilen. Es ist immer empfehlenswert, dass Eigentümer sich selbst mit allen Problemen direkt an die Verwaltung wenden und dies nicht über den Beirat tun.
Das darf der Beirat nicht
Auch wenn der Beirat eine Sonderstellung innerhalb der Gemeinschaft genießt, hat er nicht mehr Einfluss als andere Miteigentümer. Daher haben die Mitglieder des Beirats nicht das Recht:
Zusammensetzung des Eigentumsbeirates
Normalerweise besteht der Beirat aus 3 Personen. Die Anzahl kann jedoch durch die Teilungserklärung verändert werden. Idealerweise haben alle Mitglieder des Beirates unterschiedliche berufliche Hintergründe (kaufmännisch, handwerkertechnisch, juristisch). Ist in der Teilungserklärung nichts Abweichendes geregelt, müssen die Mitglieder der Beirates aus der Wohneigentumsgemeinschaft kommen. Werden Nicht-Miteigentümer bestellt, ohne dass dies per Teilungserklärung erlaubt ist, so ist die Bestellung des Beirates erst nach Ablauf der Einspruchsfrist wirksam. Sollte in der Teilungserklärung nichts Gegenteiliges festgeschrieben sein, bestimmen die Beiräte unter sich, wer den Vorsitz übernimmt. Ist festgeschrieben, dass die Vorsitzende gesondert gewählt werden muss, ist dies maßgeblich.
Länge der Amtszeit
Wie lange der Beirat bestellt ist, ist nicht vorgeschrieben. Die Bestellung kann auf unbestimmte Zeit erfolgen. Aber auch hier bestimmt darüber die Gemeinschaftsordnung und kann abweichende Vorgaben festschreiben. Feste Amtszeiten haben den Vorteil, dass „Abwahlen“ entfallen. Sollten diese notwendig werden, sorgt das immer für Unruhe in der Gemeinschaft.
Wahl des Verwaltungsbeirats
Der Beirat wird im Rahmen eines Beschlusses der ETV gewählt. Dabei muss über jede Kandidat:in einzeln abgestimmt werden. Den gesamten Beirat gemeinsam zu wählen ist nicht möglich.
Gute und schlechte Verwaltungsbeiräte
Nicht jedes Mitglied des Beirates erfüllt seine Aufgaben zwangsläufig zum Wohle der Gemeinschaft. Es gibt gute und schlechte Beispiele.
Gute Vertreter: Die besten Mitglieder des Verwaltungsbeirats sehen sich als Teil der Wohneigentumsgemeinschaft und versuchen ihr Ehrenamt zum Besten aller Miteigentümer auszuüben. Dazu zählen die gewissenhafte Erfüllung der übertragenen Aufgaben und eine offene Zusammenarbeit zwischen Verwaltung und Beiräten.
Schlechte Vertreter: Das Gegenstück des bemühten und zum Wohl der Gemeinschaft arbeitenden Beirats ist das schlechte Beirats-Mitglied. Dabei sind häufig nicht nur die Qualität der Arbeit, sondern auch die dahinterstehenden Motive das Problem. So sind Mitglieder, die ihr Ehrenamt als Machtposition ansehen, keine guten Beiräte. Es passiert dabei nicht selten, dass durch solche Personen andere schikaniert oder unterdrückt werden. Hier kann allein die Verwaltung Abhilfe schaffen, wenn sie durch Eigentümer über die Situation informiert wird.
Eine zu lasche Interessenvertretung der Gemeinschaft kann schnell zum Problem für die Gemeinschaft werden. Auch wenn seriöse Verwaltungen dies nicht tun, gibt es schwarze Schafe, die den Beirat bewusst beeinflussen oder ihm zu viel Macht zugestehen. Ist der Beirat dafür empfänglich, kann es passieren, dass die Kontrollfunktion zum Nachteil der Gemeinschaft nicht mehr ordnungsgemäß ausgeübt wird.
Auch eine „keine Lust“- oder „keine Ahnung“-Mentalität des Beirats ist wenig wünschenswert. Das Ehrenamt des Beirats ist immer auch mit Arbeit und Einsatz verbunden. Scheuen die Vertretenden diesen Einsatz, sollten sie nicht für den Posten eines Beirats kandidieren.
Gesetzliche Grundlagen
Die rechtliche Grundlage des Beirates findet sich im Wohneigentumsgesetz (WEG). § 29 WEG sagt:
(1) Die Wohnungseigentümer können durch Stimmenmehrheit die Bestellung eines Verwaltungsbeirats beschließen. Der Verwaltungsbeirat besteht aus einem Wohnungseigentümer als Vorsitzenden und zwei weiteren Wohnungseigentümern als Beisitzern.
(2) Der Verwaltungsbeirat unterstützt den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben.
(3) Der Wirtschaftsplan, die Abrechnung über den Wirtschaftsplan, Rechnungslegungen und Kostenanschläge sollen, bevor über sie die Wohnungseigentümerversammlung beschließt, vom Verwaltungsbeirat geprüft und mit dessen Stellungnahme versehen werden.
(4) Der Verwaltungsbeirat wird von dem Vorsitzenden nach Bedarf einberufen.
Haftung des Beirates
Sollten der Beirat seinen Pflichten nicht nachkommen und dadurch schuldhaft oder grob fahrlässig die Gemeinschaft finanziell schädigen, ist er schadensersatzpflichtig. Verschulden richtet sich generell nach § 276 Abs. 1 BGB und bedingt Fahrlässigkeit oder Vorsatz. Für den Beirat wurde mit § 29 Abs. WEG die Haftung auf grobe Fahrlässigkeit und Vorsatz beschränkt, solange die Tätigkeit ehrenamtlich ausgeführt wird.
Hauptamtliche Verwaltungsbeiräte haften indes auch bei „einfacher“ Fahrlässigkeit. Die Haftung des Verwaltungsbeirates kann mithilfe einer entsprechenden Vermögensschadenhaftpflichtversicherung durch die Gemeinschaft abgesichert werden.
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