Immobilienservice Melzer
Ihre Immobilien- und Hausverwaltung erklärt
Verwalterwechsel
Übergabe der Unterlagen: Welche, Wo und Wann

Die GdWE entscheidet sich für einen Wechsel des externen Verwalters. Dafür gibt es verschiedene Gründe: z.B. Unzufriedenheit mit der Arbeit des Verwalters oder mangelnde Erreichbarkeit oder der Wunsch nach Kosteneinsparung oder auch Unfreundlichkeit.

Welche Unterlagen müssen an die neue Verwaltung übergeben werden, wie, wo und wann hat die Übergabe zu erfolgen. Antworten, die sie als Wohnungseigentümer unbedingt wissen sollten. 

‍Generelles zur Übergabe der Verwaltungsunterlagen

‍Die GdWE hat einen vollständigen Herausgabeanspruch gegenüber der alten Hausverwaltung. Ein Zurückbehaltungsrecht steht dem alten Verwalter nicht zu, auch nicht, falls er noch Zahlungsansprüche aus seiner Verwaltertätigkeit an die GdWE hat. 

‍Die Übergabe der Verwaltungsunterlagen erfolgt immer zwischen dem alten und dem neuen Hausverwalter. 

‍Welche Unterlagen müssen an die neue Verwaltung übergeben werden? 

‍Damit der neue Verwalter vorschriftsmäßig arbeiten kann, ist er insbesondere auf folgende Verwaltungsunterlagen angewiesen, die ihm unbedingt und so früh wie möglich übergeben werden müssen: 

• Gemeinschaftsordnung bzw. Teilungserklärung mit Aufteilungsplänen und Hausordnung
• Forderungs- bzw. Verbindlichkeitenübersicht der GdWE 
• Auflistung aller Eigentümer mit vollständigen Namen und Anschrift 
• Vollständige Buchführungsunterlagen für das laufende, aber auch für die vergangenen Wirtschaftsjahre 
• alle Original-Bankauszüge (ein Buchungsbeleg ersetzt mangels Anfangs- und Endbestand nicht den Bankauszug)
• zusätzlich aber trotzdem alle Buchungsbelege sowie Rechnungen und Mahnungen 
• Jahresabrechnungen einschließlich Einzelabrechnungen 
• Aktuelle und alte Wirtschaftspläne
• Unterlagen zu Betriebskostenabrechnungen, insbesondere Heiz- und Warmwasserkostenabrechnung 
• Verwaltervollmacht des bisherigen Hausverwalters
• Vollständige und aktuelle Beschlusssammlung  
• jegliche Verwalterkorrespondenz der GdWE mit Wohnungseigentümern und anderen
• Wartungsverträge 
• Betriebs- und Bedienungsanleitungen  
• Generalschlüssel, sonstige Schlüssel, Schließplan 
• Bauunterlagen, insbesondere Bauverträge, Statikpläne, Grundrisspläne, ggf. Abnahmeprotokolle, Baumängellisten
• Lohnsteuerkarten, Sozialversicherungsunterlagen für Beschäftigte der GdWE
• Versicherungsunterlagen, insbesondere Versicherungspolicen der gemeinschaftlichen Versicherungen

‍Wie, wo und wann muss die Übergabe der Dokumente erfolgen? 

‍Manchmal ist schon im Verwaltervertrag geregelt, wie die Übergabe abzulaufen hat oder die Parteien richten sich nach § 269 Abs. 1 BGB. Hier wird bestimmt, dass die Übergabe der Dokumente am Büro des Verwalters zu erfolgen hat. Es handelt sich dabei also um eine klassische Holschuld. 

‍Der alte Verwalter ist nicht verpflichtet, die Unterlagen „vorbeizubringen“. Es kann auch keiner von ihm verlangen, dass er die Unterlagen – selbst wenn die Portokosten übernommen werden – auf dem Postweg übersendet. Er ist lediglich verpflichtet, die vollständigen Unterlagen zur Abholung bereit zu stellen. 

Wenn die Büros der alten und der neuen Hausverwaltung weit voneinander entfernt liegen, kann das zu Problemen führen. Falls möglich könnten sich die beiden Verwalter dann in der Mitte treffen oder am Ort der Wohnanlage. 

‍Nur wenn der neue Verwalter im Besitz der vollständigen Unterlagen ist, kann er die GdWE ordnungsgemäß verwalten. Daher sollten alle Unterlagen, die für die restliche Zeit der alten Verwaltung nicht mehr benötigt werden möglichst direkt nach Bestellung übergeben werden und der Rest kurz vor Tätigkeitsbeginn des neuen Hausverwalters. 

‍Was ist eine eidesstattliche Versicherung? 

‍Bei einem Verwalterwechsel hat der neue Verwalter nur wenig Möglichkeit, wirklich zuverlässig zu überprüfen, ob der alte Verwalter sämtliche Unterlagen herausgegeben hat. Er hat schließlich keine Kenntnis davon, welche alten Unterlagen der alte Verwalter überhaupt in seinem Besitz hatte. Hier bietet der § 260 BGB die Möglichkeit, vom alten Verwalter ein Bestandsverzeichnis und eine eidesstattliche Versicherung über die Vollständigkeit der herauszugebenden Gegenstände zu verlangen. Die Abgabe einer eidesstattlichen Versicherung verdeutlicht dem alten Hausverwalter, dass er das Verzeichnis tatsächlich nach bestem Wissen und vollständig abgibt. Damit ist die Hemmschwelle, bewusst oder fahrlässig falsche oder unvollständige Angaben zu machen, größer. 

Was passiert, wenn die Herausgabe der Dokumente der GdWE verweigert wird? 

‍Leider kommt das in der Praxis nicht selten vor. In dem Falle sollte GdWE zunächst schriftlich an die Pflicht zur Herausgabe erinnern und ihm eine angemessene Frist setzen. Ist das nicht erfolgreich, sollte ein Anwalt zu Rate gezogen werden, damit bei der Geltendmachung dieses Anspruchs keine Fehler gemacht werden. Sollte der alte Hausverwalter trotz Anwaltsschreiben die Herausgabe verweigern, kann die GdWE klagen. Hier wäre auch ein einstweiliges Verfügungsverfahrens möglich. 

‍Welche Klagemöglichkeiten für die GdWE jedoch zielführend sind sollte ein Fachanwalt im Auftrag der GdWE entscheiden, denn auf diesem Weg warten für Laien zu viele Fallstricke.